مروري بر تاريخ تحول سازماندهي منابع اطلاعاتي نشان ميدهد به موازات رشد دانش و افزايش منابع دانشي، اصول و روش هاي سازماندهي و اشاعه نيز تكامل يافته است. تكامل اصول و روش هاي سازماندهي و در نهايت ظهور فناوريهاي جديد سازماندهي دانش كه دسترسي دانشپژوهان را به منابع دانشي فراهم ميسازد، در جاي خود، به رشد دانش و توليد منابع جديدتر كمك ميكند. هم اكنون دانش بشري و سازماندهي آن، به منزله يك اصل پذيرفته شده و در طول زمان بر اهميت آن افزوده گشته است. از سويي، تحولات فناوري امكانات عيني و نيز بالقوهاي را در راستاي سازماندهي، ذخيره و بازيابي دانش فراهم ساخته است. در دهههاي گذشته، ابزارهاي سنتي از قبيل اصطلاحنامهها، سرعنوان هاي موضوعي و ردهبندي ها به مثابه ابزارهاي سازماندهي مورد استفاده قرار گرفته است. اما به تازگي، وب جهانگستر، وب معنايي، هستيشناسيها، فرادادهها، نظام هاي سازماندهي دانش، اصطلاحنامههاي الكترونيكي، زبان هاي نشانهگذاري مانند ايكس.ام.ال، استانداردهايي مانند آر.دي.اف، پايگاههاي دادههاي الكترونيكي، ابزارهاي ميانكنشي و چند رسانهايها موجب شده تا شيوههاي سازماندهي، ذخيره و بازيابي دانش دگرگون شود. با وجود امكانات بيشماري كه فناوري هاي جديد در اختيارگذاشته است، هنوز فرايند سازماندهي، ذخيره و بازيابي منابع دانش، پيچيده و مشكل به نظر ميرسد. اگر دانش عيني نتواند در شكل محض خود مشاهده، سازماندهي و مديريت شود، نميتوان از قابليت هاي گسترده آن در راستاي اطلاعرساني بهرهمند شد.
بر اين اساس، تنها شناخت روش هاي خلق و ذخيره دانش كافي نيست، بلكه لازم است تا به ضرورت سازماندهي و اشاعه دانش نيز توجه شود. شناختي صحيح از ابزارهاي سازماندهي دانش باعث ميشود تمام عناصر و عوامل سيستمي و انساني با سهولت و كارايي بيشتر به مبادله دانش پرداخته و ساختار مديريت دانش را رشد دهند. چنانچه ابزارهاي فناورانه سازماندهي دانش به خوبي انتخاب، تأمين و اجرا شوند، مبنايي جامع در راستاي دسترسي سريع به دانش، كسب بازخورد و رضايت كاربر تلقي خواهند شد. توجه به مرزهاي اين ابزارها با ابزارهاي سازماندهي اطلاعات و نوع رابطه و بهرهگيري از آنها در راستاي سازماندهي دانش، ميتواند بنياني منطقي براي دسترسي به دانش به شيوه سودمند و كاربرپسند به شمار رود. ابزارهاي سنتي سازماندهي (مانند سرعنوان هاي موضوعي، طرح هاي ردهبندي و ...) از قابليت پيشرفتهاي در ذخيره، بازيابي و توزيع دانش برخوردار نيست. حال آنكه نيازهاي جامعه كاربران در حال تغيير است و لازم است تا ابزارهاي جايگزيني در راستاي سازماندهي دانش تدوين شود. از سوي ديگر، اغلب مفهوم سازماندهي دانش با سازماندهي اطلاعات مشابه فرض شده و ابزارهاي سازماندهي اطلاعات را به نظام هاي سازماندهي دانش تعبير ميكنند. اين در حالي است كه سازماندهي دانش مفهومي متفاوت، در عين حال مرتبط با سازماندهي اطلاعات و يا نظام هاي مديريت اطلاعات بوده و شيوهاي سودمند براي تأثيرگذاري بر سازمان و منابع انساني به شمار ميرود. بر اين اساس، سازماندهي دانش به مجموعه فعاليت هايي از قبيل توصيف، نمايهسازي و طبقهبندي منابع دانش اطلاق ميشود كه توسط كتابداران، آرشيويستها و متخصصان موضوعي بر مبناي نظام هاي دانشمدار صورت ميپذيرد. تأثير هر ابزار سازماندهي و اشاعه دانش نيز بر ذخيره، بازيابي و به كارگيري دانش، متفاوت از ديگري است. افزون بر اين، دستيابي به موفقيت در بهكارگيري ابزارهاي سازماندهي دانش، ارتباط مستقيمي با عوامل زباني، مفهومي، اجتماعي و ... دارد. در اين راستا، نكته مهم آن است كه فناوري، قالبي را فراهم ميكند كه در آن دانش ميتواند بين افراد در مكان هاي مختلف خلق و به اشتراك گذاشته شود. فناوري اين امكان را فراهم ميآورد كه سازماندهي، جستجوپذيري و ذخيره دانش و اطلاعات به شيوه ساختاريافته فراهم شود. فناوري ميتواند دانش را در يك حوزه موضوعي سازماندهي كند تا به شيوهاي آسانتر توسط كاربر بازيابي شود. از اين رو، شناسايي و آگاهي از ابزارهاي فناوري براي سازماندهي، اشاعه دانش و نحوه كاركرد آنها، ضروري است. سازماندهي دانش چيست؟ براي پاسخ به اين سؤال، ابتدا بايد به دو سؤال پاسخ داده شود: دانش چيست؟ سازماندهي چيست؟ بر مبناي برداشت ما از دانش، دانش نه داده است، نه اطلاعات. هرچند به هر دو مربوط است و تفاوت آنها لزوماً ماهوي نيست، بلكه صرفاً از نظر مراتب با هم متفاوتند.
دانش، اطلاعاتي است كه فرد يا چيزي را تغيير ميدهد. به عبارت ديگر، دانش تركيبي سازمانيافته از اطلاعات در يك بافت معنادار است كه با مجموعهاي از قواعد، رويهها و عمليات آموخته شده از طريق تجزيه و تمرين درونيسازي شده است؛ يعني در ذهن فرد و يا در نظام سازمان به شكلي هدفمند ذخيره شده است. به بيان ديگر، دانش در مفهوم خاص خود يعني آگاهي نسبت به يك مفهوم يا پديده يا شئي در يك چارچوب شناختي خاص و سازماندهي شده كه كار تصميمگيري را تسهيل كند. بر اين اساس، دانش را درك، آگاهي يا شناختي كه در طول زمان از طريق مطالعه، تحقيق، مشاهده و تجربه به دست ميآيد، تعريف كردهاند. از اينرو، دانش ميتواند در خدمت هدف هاي متنوعي از جمله برنامهريزي، تصميمگيري، سرگرمي، آموزش و ... باشد. براي استفاده از آن لازم است دانش درون اذهان شكل گيرد و تمهيداتي بتواند آن را به نمودهاي عيني تبديل كند. مهم تر آنكه، براي سودمند بودن چنين دانشي، بايد آن را سازماندهي كرد. به طور معمول، اطلاعات خود را در ذهن و يا در قالب نظام هاي اطلاعاتي به منظور امكان گردآوري و ذخيره، بازيابي، ارزيابي، انتخاب، درك، پردازش، تحليل، كاربرد، بازآرايي و استفاده مجدد از آن، سازماندهي ميكنيم. بر اين اساس، ميتوان سازماندهي را فرايند مرتبسازي عناصر درون يك ساختار معنا کرد. اين رويكردي بوده است كه بشر در قرن هاي گذشته و با استفاده از ابزارهاي موجود، انجام داده است. سازماندهي دانش در محيط فناورانه و شبكهاي، به استانداردهاي تدوين شدهاي نيازمند است كه بر آن اساس بتوان بر مبناي اصولي مشخص، اقدام به سازماندهي آن نمود. با وجود استانداردهاي موجود، بسياري از نظام هاي سازماندهي و اشاعه دانش، با چالش هايي مانند يكپارچهسازي و نيز ميانكنشپذيري معنايي مواجه هستند زيرا دانش را نميتوان به مثابه اطلاعات، پيكرهاي جدا از هم تصور كرد. از اينرو، به فناوري هايي نياز است كه با منطق پيشرفتهتر، پيچيدهتر، ظرفيت بيشتر و برخوردار از روابط فرادادهاي، معنايي و هستي شناسانه، قدرت سازماندهي اثربخش و كارآمد دانش را دارا باشند. چنانچه اين فناوري ها به خدمت گرفته شوند، ميتوان اميدوار بود كه نظام هاي سازماندهي و بازيابي دانش، به معنامداري رسيدهاند.
در فرايند سازماندهي دانش، بيشترين توجه بر روي دانش عيني متمركز شده است كه ميتواند در قالبهاي ساختاريافته، نيمه ساختاريافته يا غير ساختاريافته دستهبندي شود. نمونههايي از دانش عيني در قالب ساختاريافته آن در اصطلاحنامهها و هستيشناسيها قابل مشاهده است. به منظور سازماندهي اين اشكال عيني و متنوع دانش، برخي از نظام هاي فناورانه كنوني اقدام به گردآوري، گروهبندي، نمايهسازي و طبقهبندي دانش ميكنند. برخي ديگر از نظام ها، از هستيشناسي و وب معنايي به دليل خصايص ويژه آن براي ساماندهي و پيوند حوزههاي دانش بهره ميبرند.
مشكلات اشباع اطلاعاتي در وب جهان گستر، منجر به نسل دومي خواهد شد كه او از آن با عنوان «وب معنايي» نام برده است. فناوري وب معنايي، هستيشناسي و ساير نظام هاي سازماندهي دانش را ميتوان به عنوان ابزارهاي مهم سازماندهي دانش به شمار آورد. در ادامه، به طور مبسوطتري برخي از نظام هاي نوين سازماندهي دانش، بررسي خواهد شد. نظام هاي سنتي سازماندهي دانش، طيف گستردهاي از طرح هاي ردهبندي، فهرست واژگان، اصطلاحنامهها و ... را در بر دارد. فهرست واژگان، فهرست سادهاي از اصطلاحات مستند بوده و نظام هاي ردهبندي نيز منابع دانش را در گروههاي گستردهاي طبقهبندي ميكنند.
اساسنامه كتابخانه، موزه و مركز اسناد مجلس شوراي اسلامي مصوب۱۳۷۵/۹/۱۳كليات
ماده ۱- كتابخانه، موزه و مركز اسناد مجلس شوراي اسلامي كه در اين اساسنامه به اختصار كتابخانه ناميده مي شود، موسسه اي تحقيقاتي فرهنگي و خدماتي است كه زير نظر مستقيم رييس مجلس فعاليت مي كند.
ماده ۲- بودجه كتابخانه در بودجه كل كشور و در رديف جداگانه، ذيل رديف بودجه مجلس منظورمي گردد. اهداف و وظايف
ماده ۳- هدف اصلي و بنيادي كتابخانه جمع آوري آثار حقوقي، سياسي، فرهنگي، اقتصادي واجتماعي با تاكيد بر اسلام شناسي و ايران شناسي، حفظ و نگهداري ميراث ملي، آثار كمياب و خطي و موزهاي و انتشار مناسب آن، ارائه خدمات به نمايندگان مجلس شوراي اسلامي، شوراي نگهبان ، مجلس خبرگان، مجمع تشخيص مصلحت نظام، دولتمردان نظام و پژوهشگران داخلي و خارجي، دانشجويان و ساير مراجعين است.
ماده ۴- كتابخانه مجلس با توجه به جايگاه كلي خود به عنوان يك كتابخانه جامع تحقيقاتي در سطح ملي و جهاني داراي وظايف و اختيارات زيراست:
الف- گردآوري، سازماندهي، پژوهش و اشاعه انواع منابع معتبر فارسي و غير فارسي بر طبق هدف اصلي مندرج در ماده (۳) و خريد نسخ خطي و چاپي و آثار كمياب يا پذيرش آثار اهدايي و وقفي.
ب- استفاده از دانش فني جديد براي سازماندهي منابع و مواد و ارائه بهينه خدمات.
ج- عضويت در مجامع ملي و بين المللي مرتبط و شركت در جلسات، گردهمايي هاي مربوط و انجام مطالعات تطبيقي جهت بهبود فعاليت هاي خدماتي، پژوهشي و اطلاع رساني و بروز نگهداشتن كتابخانه.
د- برقراري ارتباط با كتابخانه هاي مجالس ساير كشورها و مبادله آثار علمي و انتشارات كتابخانه اي.
ح- حفظ و آماده سازي و انتشار مدارك و اسناد و فهارست و ترجمه آنها.
و- مبادله، اهدا و يا فروش نسخ اضافي موجود و وجين كتابخانه با تصويب هيات امنا.
ز- همكاري و مشاركت با كتابخانه ها، موزه ها و مراكز اسنادي همطراز در اجراي طرح هاي مرتبط با وظايف كتابخانه.
ه- دريافت اسناد راكد مجلس اعم از مكتوب و غير مكتوب برحسب مورد.
ماده ۵- اركان كتابخانه عبارتند از:
۱- هيات امناي كتابخانه
۲- رييس كتابخانه
ماده ۶- هيات امناي كتابخانه مجلس از اعضاي زير تشكيل مي شود:
- رييس مجلس كه رياست هيات امنا را دارا خواهد بود.
- روساي كميسيون هاي ارشاد و هنر اسلامي و وسايل ارتباط جمعي، فرهنگ و آموزش عالي.
- كارپرداز فرهنگي مجلس.
- دو نفر از كارشناسان كتابداري و كتابشناسي به پيشنهاد رييس كتابخانه و تاييد رييس مجلس.
- رييس كتابخانه.
ماده ۷- اعضاي انتخابي هيات امنا به پيشنهاد رييس كتابخانه و با حكم رييس مجلس براي مدت چهار سال منصوب مي شوند اين انتخاب ها در آغاز هر دوره مجلس و حداكثر سه ماه پس از تشكيل اولين جلسه مجلس انجام خواهد شد.
ماده ۸- هيات امنا مي تواند در صورت نياز و برحسب مورد از مشاوره و خدمات افراد صاحب نظر استفاده كند و يا آنها را براي شركت در جلسه دعوت کند.
ماده ۹- جلسات هيات امنا حداقل هر سه ماه يك بار تشكيل مي گردد و با حضور دو سوم اعضا رسميت مي يابد. تصميمات با اكثريت آراي حاضر در جلسه قابل اجرا خواهد بود.
ماده ۱۰- وظايف هيات امنا به قرار زير است:
الف- سياست گذاري و برنامه ريزي و تعيين خط مشي كلي در امور كتابخانه.
ب- بررسي و تصويب بودجه سالانه كتابخانه.
ج- پيشنهاد تغيير و اصلاح اساسنامه به كميسيون مشترك امور اداري و استخدامي و ديوان محاسبات، بودجه و امور مالي مجلس.
د- استماع و اظهارنظر نسبت به گزارش سالانه رييس كتابخانه.
ه- تصويب آيين نامه هاي داخلي مورد نياز كتابخانه.
و- تهيه و تصويب آيين نامه هاي مالي، اداري، استخدامي و تشكيلاتي كتابخانه.
ز- مشاوره با رييس مجلس در جهت تثبيت يا عزل رييس كتابخانه.
ح- هيات امنا در اولين جلسه به تدوين و تصويب آيين نامه داخلي خود اقدام مي نمايد.
ماده ۱۱- رييس مجلس فردي برجسته از نظر علمي و مذهبي را كه داراي تخصص كتابداري، كتابشناسي، اطلاع رساني باشد به عنوان رييس كتابخانه، موزه و مركز اسناد به مدت چهار سال منصوب مي نمايد. انتصاب مجدد وي بلامانع است.
تبصره- بركناري رييس كتابخانه قبل از اتمام دوره چهار ساله توسط رييس مجلس بلامانع است.
ماده ۱۲- وظايف رييس كتابخانه
الف- سرپرستي كليه امور كتابخانه.
ب- مراقبت بر حسن اجراي اساسنامه و تصميمات هيات امنا.
ج- معرفي اعضاي انتخابي هيات امناي كتابخانه به رييس مجلس.
د- اخذ مجوزهاي لازم جهت استخدام از هيات امنا.
ه- نصب و عزل كاركنان كتابخانه.
و- امضاي كليه قراردادها و اسناد مالي و افتتاح حساب با رعايت ضوابط و مقررات قانوني.
پرسشگری از عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر بودجه كتابخانه در بودجه كل كشور و در رديف جداگانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر جمع آوري آثار حقوقي، سياسي، فرهنگي، اقتصادي و اجتماعي با تاكيد بر اسلام شناسي و ايران شناسي به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر حفظ و نگهداري ميراث ملي، آثار كمياب و خطي و موزه اي و انتشار مناسب آن به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر ارائه خدمات به نمايندگان مجلس شوراي اسلامي، شوراي نگهبان ، مجلس خبرگان، مجمع تشخيص مصلحت نظام، دولتمردان نظام و پژوهشگران داخلي و خارجي، دانشجويان و ساير مراجعين به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر عملکرد كتابخانه جامع تحقيقاتي در سطح ملي و جهاني به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر گردآوري، سازماندهي، پژوهش و اشاعه انواع منابع معتبر فارسي و غير فارسي بر طبق هدف اصلي به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر استفاده از دانش فني جديد براي سازماندهي منابع و مواد و ارائه بهينه خدمات به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر عضويت در مجامع ملي و بين المللي مرتبط و شركت در جلسات، گردهمايي هاي مربوط و انجام مطالعات تطبيقي جهت بهبود فعاليت هاي خدماتي، پژوهشي و اطلاع رساني و بروز نگهداشتن كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر برقراري ارتباط با كتابخانه هاي مجالس ساير كشورها و مبادله آثار علمي و انتشارات كتابخانه اي به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر حفظ و آماده سازي و انتشار مدارك و اسناد و فهارست و ترجمه آنها به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر مبادله، اهدا و يا فروش نسخ اضافي موجود و وجين كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر همكاري و مشاركت با كتابخانه ها، موزه ها و مراكز اسنادي همطراز در اجراي طرح هاي مرتبط با وظايف كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر دريافت اسناد راكد مجلس اعم از مكتوب و غير مكتوب برحسب مورد به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر عملکرد هيات امناي كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر عملکرد رييس كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر سياست گذاري و برنامه ريزي و تعيين خط مشي كلي در امور كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر بررسي و تصويب بودجه سالانه كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر پيشنهاد تغيير و اصلاح اساسنامه به كميسيون مشترك امور اداري و استخدامي و ديوان محاسبات، بودجه و امور مالي مجلس به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر استماع و اظهارنظر نسبت به گزارش سالانه رييس كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر تصويب آيين نامه هاي داخلي مورد نياز كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- گزارش عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر تهيه و تصويب آيين نامه هاي مالي، اداري، استخدامي و تشكيلاتي كتابخانه به تفکیک سال چیست؟
- آیا قانون یاد شده به اهداف از پیش تعیین شده خود دست یافته است؟
- اطلاع رسانی اجتماعی عملکرد نظارتی مجلس شورای اسلامی بر مورد حسن اجرای این قانون چگونه بوده است؟
- اسناد و گزارشات نظارتی مجلس شورای اسلامی پیرامون این قانون در کدام مرکز نگهداری می شود؟
نویسنده: دکتر محمدرضا ناری ابیانه